기획의 효용과 역할

. 효과적인 문제대응과 체계적인 미래대비

현대사회는 “소용돌이의 장(turbulent field)”이라고 할만큼 나날이 복잡․다단화하고 급변하는 상황에 직면하고 있다. 이러한 현실 속에서 기획은 마치 망망대해를 항해하는 배의 ‘키’와 같은 역할을 하게 된다. 즉, 현재의 문제에 대해 효과적으로 대처하고, 조직의 바람직한 미래를 향해 체계적으로 이끌어 가는‘준거틀(reference tool)’로서 작용하게 되는 것이다. 조직의 중장기 사업계획 등이 이러한 기능을 수행하는 계획들이다.

나. 조직을 효율적으로 지휘․통제하는 수단

조직은 기획과정을 통해 목표를 설정하고 가용자원․인력 등 제반요소(input)를 목표달성에 기여하는 방향으로 동원하고 조직화하여 조정․ 관리를 수행해 나가게 된다. 특히 기획은 목표달성과정에서 부서나 개인의 실적을 평가하고, 그 결과를 반영하여 보완․개선하는 환류(feedback)를 통해 조직의 제반 활동이 계획과 일치되도록 통제해 나가는 등 유용한 관리수단이 된다.

또한 기획에 의해 조직내의 전반적인 업무수행상황이 파악됨으로써 효율적인 관리활동의 토대가 되며 조직내 건설적인 일체성(constructive identification)과 조직이 가지는 잠재적 능력을 향상시키게 된다.

다. 효율적인 가용자원 사용으로 자원의 낭비 방지

기획은 여러 가지 대안 중 인적․물적 낭비를 최소화하는 방안을 선택하게 함으로써 비용을 절약하고 자원을 효율적으로 사용할 수 있게 하는 기능을 한다. 또한 기획은 개별적 또는 단편적 활동보다 종합적 활동을 촉진시켜 업무의 흐름을 보다 전체적인 효율성 하에서 적절히 배분하고, 집행에 있어서 오류와 시행착오를 줄여준다.

즉, 즉흥적인 판단에 의한 위험성을 배제하고 계획성 있는 행동 및 그 행동의 지속성을 확보한다. 뿐만 아니라 초기의 계획수립을 위한 경비는 물론, 의도하는 활동에 소요될 경비 전액을 통틀어 고려할 수 있는 능력을 키워준다.

라. 정책수행과 행정의 안정화에 기여

행정에 있어서 시행착오를 배제하고 일관성 있는 정책을 지속적으로 수행해 나가려면 장기적인 전망 아래 수립된 계획이 요청된다. 기획을 통하여 뚜렷한 발전목표와 방향을 견지한다면 조령모개(朝令暮改)식의 정책변경이나 방침변경은 일어나지 않을 것이다. 또 확정․공표된 계획이 있다면 최고정책결정자가 경질된다 하더라도 마음대로 정책이나 방침을 변경하기가 곤란하여 정책의 안정성을 높이는 역할을 하게 된다.

마. 변화와 개혁을 촉진하는 계기

여건의 변동에 따라 수동적으로 대응책을 강구하는 것이 아니라 변화를 미리 예견하여 능동적으로 대처하고, 나아가서는 변화를 기획함으로써 발전을 촉진하는데 기여한다.